CHỨC NĂNG
Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác hành chính, tổng hợp, lập kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; Tiếp nhận, xử lý thông tin liên quan đến Trường, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, vệ sinh phục vụ, điều phối xe ô tô, bảo vệ và công tác khác liên quan.
NHIỆM VỤ
Hành chính lưu trữ
- Xây dựng, thực hiện, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực hành chính, văn thư, lưu trữ hiện hành.
- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, cấp phát văn phòng phẩm theo đúng quy trình, quy định hiện hành. Nhân bản tài liệu, tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, các hoạt động, sự kiện của Nhà trường. Phối hợp với các đơn vị chức năng, tổ chức trong Nhà trường thực hiện chế độ thăm hỏi, hiếu, hỉ theo quy định.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của Trường theo đúng quy định của Trường và quy định pháp luật của Nhà nước.
Kế hoạch, tổng hợp
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và chiến lược dài hạn của Trường theo từng giai đoạn.
- Tổng hợp tư liệu, đề án, chỉ tiêu, chương trình, kế hoạch của các đơn vị trong toàn Trường; đề xuất, kiến nghị các biện pháp giúp Hiệu trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chung của Trường;
- Phối hợp với các đơn vị chức năng để quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế làm việc và các chủ trương công tác chung của Trường.
- Theo dõi, nắm tình hình, tập hợp các thông tin, số liệu các hoạt động của Trường. Đầu mối với các đơn vị chức năng thực hiện các loại báo cáo khác theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Trường và các cơ quan khác.
Lễ tân, khánh tiết
- Tổ chức phục vụ lễ tân, khánh tiết.
- Điều hành xe phục vụ công tác.
- Quản lý, phục vụ các hoạt động tại các phòng họp, phòng hội thảo, lễ hội… của Trường.
- Tổ chức quản lý phòng Truyền thống của Trường.
Bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh
- Xây dựng kế hoạch phối hợp phòng Công tác Sinh viên, các đơn vị chức năng và tổ chức bảo vệ cơ quan, đơn vị, phòng chống mất mát tài sản. Phối hợp với công an địa phương và các đơn vị liên quan trong và ngoài Trường làm tốt công tác điều tra, xử lý kịp thời các vụ việc liên quan đến an ninh chính trị, bảo mật và trật tự trị an trong Trường.
- Quản lý, tổ chức thực hiện và đảm bảo vệ sinh phòng học, phòng làm việc, cảnh quan Trường học.
Công tác quản lý, cấp phát thư báo và thông tin liên lạc
- Đặt mua các loại ấn phẩm báo, tạp chí theo kế hoạch đã được Hiệu trưởng phê duyệt.
- Thực hiện việc tiếp nhận, bảo quản và chuyển văn bản, tài liệu, thư báo, bưu phẩm, điện tín… đúng địa chỉ, chính xác, kịp thời.
- Quản lý điều hành, theo dõi việc sử dụng hệ thống quản lý hành chính điện tử của Trường; Thường trực quản lý địa chỉ liên lạc email, tổng đài điện thoại của Trường.
BỘ PHẬN TỔ CHỨC NHÂN SỰ
CHỨC NĂNG
Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng thực hiện công tác quy hoạch, bồi dưỡng, bố trí, quản lý GV – CVNV. Thực hiện chế độ chính sách, thi đua khen thưởng và công tác pháp chế trong toàn Trường. Tổ chức việc kiểm tra, thanh tra trong phạm vi quản lý của Nhà trường theo quy định của pháp luật về thanh tra.
NHIỆM VỤ
Công tác Tổ chức cán bộ
Tham mưu tuyển dụng nhân sự; Xây dựng đề án thành lập, giải thể, cơ cấu các phòng, khoa, bộ môn, trung tâm, viện nghiên cứu và các đơn vị trực thuộc khác; Quy định chức năng, nhiệm vụ; Xác định vị trí việc làm của các đơn vị.
Công tác Tiền lương, BHXH và các chế độ chính sách
- Tham mưu và thực hiện công tác vận hành bảng chấm công, xếp loại lao động, thang bảng lương và các chế độ chính sách liên quan: lập bảng lương, nâng lương, thưởng lễ tết, sinh nhật, hiếu, hỉ, nghỉ phép thường niên, nghỉ không lương, thôi việc…
- Đề xuất Hiệu trưởng các phương thức trả lương cho người lao động phù hợp với trình độ, năng lực, chuyên môn và công việc đảm nhận.
- Tham mưu và thực hiện các công tác có liên quan đến chế độ BHXH (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thai sản, ốm đau, trợ cấp …)
Công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật
Xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng của Trường và các hoạt động thi đua khen thưởng của cấp trên.
Phối hợp với các bộ phận chức năng tổ chức lập hồ sơ xét duyệt khen thưởng và xử lý kỷ luật đối với GV – CVNV, trình Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật và giúp Hiệu trưởng trong vấn đề quyết định khen thưởng, kỷ luật.
Công tác Pháp chế
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, nội quy, quy chế cho GV – CVNV, sinh viên và học viên của Trường.
- Chủ trì và phối hợp với các phòng ban chức năng kiểm tra việc thực hiện pháp luật, nội quy, quy chế và kiến nghị những biện pháp xử lý vi phạm.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng góp ý đối với dự thảo văn bản của Trường, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành các văn bản liên quan đến hoạt động của Trường.
- Chủ trì, tham gia soạn thảo các quy định, quy chế, hợp đồng hợp tác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
- Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với các dự thảo quy định, quy chế do các đơn vị khác soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng ký ban hành.
- Giúp Hiệu trưởng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Trường, GV – CVNV, sinh viên và học viên của Trường.
Công tác Thanh tra
- Trình Hiệu trưởng chương trình, kế hoạch Thanh tra hàng năm và tổ chức thực hiện sau khi Hiệu trưởng phê duyệt. Theo dõi tổng hợp kết quả về công tác thanh tra định kỳ và báo cáo cho Hiệu trưởng.
- Tổ chức các hoạt động thanh tra theo chỉ đạo trong phạm vi, trách nhiệm quản lý của Hiệu trưởng.
- Thanh tra việc chấp hành pháp luật đối với cá nhân, đơn vị trong trường. Qua hoạt động thanh tra, kiến nghị với Hiệu trưởng những vấn đề cần giải quyết; Điều chỉnh và hoàn thiện các quy định cần quản lý và các biện pháp chỉ đạo thực hiện nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý của Trường.
- Thanh tra việc thực hiện quy chế quy định và nhiệm vụ được giao đối với các đơn vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của Hiệu trưởng.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác giải quyết các khiếu nại, tố cáo như: xác minh làm rõ và đề xuất biện pháp giải quyết. Giúp Hiệu trưởng tiếp công dân theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo. Tổng hợp và báo cáo cho Hiệu trưởng về công tác này.
- Phối hợp với các đơn vị chức năng thực hiện việc thanh tra theo yêu cầu của Hiệu trưởng.
BỘ PHẬN QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT
CHỨC NĂNG
Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm trước Hiệu Trưởng trong công tác quản trị cơ sở vật chất: Quy hoạch, xây dựng, sửa chữa, quản lý tài sản và quản trị cơ sở vật chất của Trường; Thực hiện mua sắm, bảo trì, sửa chữa, thanh lý và theo dõi hiệu quả sử dụng tài sản, trang thiết bị của Trường phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu, làm việc và học tập; Thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống cháy nổ.
NHIỆM VỤ
Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, xây dựng
- Xây dựng các quy định về quản lý, phân phối, sử dụng, bảo quản các loại trang thiết bị, vật tư, tài sản.
- Lập và thực hiện kế hoạch: xây dựng, bổ sung, sửa chữa các công trình và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của Trường.
- Phối hợp, tham gia quản lý các dự án, các công trình xây dựng từ mọi nguồn vốn xây dựng cơ bản và sửa chữa trong Trường theo quy định hiện hành.
- Thường trực các Hội đồng tư vấn về đấu thầu công trình xây dựng, mua sắm trang thiết bị, về quản lý nhà đất.
- Đầu mối tổ chức đấu thầu, mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ phục vụ làm việc, giảng dạy, học tập và thiết bị PCCC theo quy định hiện hành của Trường.
Quản lý, khai thác, sử dụng thiết bị, đảm bảo điện nước
- Quản lý, kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng việc sử dụng thiết bị.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị cùng quản lý tài sản và quản trị cơ sở vật chất, các phương tiện làm việc, giảng dạy và học tập. Quản lý tài sản từ các nguồn hợp tác quốc tế và trong nước với Trường.
- Trực tiếp quản lý tài sản chung của Trường; Hướng dẫn và thực hiện việc kiểm kê tài sản ở các đơn vị, thực hiện việc kiểm kê tài sản vật tư chung của Trường theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Quản lý, vận hành, điều phối, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên và định kỳ hệ thống các thiết bị điện, nước hiệu quả và tiết kiệm.
- Quản lý hệ thống cấp và thoát nước, hệ thống điện, hệ thống xử lý nước thải của Trường.
Quản lý hội trường, phòng học, phòng họp
- Phối hợp quản lý, điều hành việc sử dụng có hiệu quả hệ thống phòng học. Đảm bảo đủ phòng học phục vụ cho giảng dạy và học tập. Tổ chức thực hiện tốt các dịch vụ phục vụ giảng đường: ánh sáng, âm thanh,…
- Phối hợp với các đơn vị chức năng lập kế hoạch bố trí phòng học phù hợp với kế hoạch đào tạo Trường. Điều phối phòng học cho các hoạt động hội thảo, sinh hoạt khoa học và các khóa bồi dưỡng kiến thức ngắn hạn của Trường.
Công tác phòng cháy chữa cháy, bảo đảm an toàn, phòng chống cháy nổ
- Thường trực công tác phòng cháy chữa cháy (PCCC).
- Tổ chức và chịu trách nhiệm về công tác an toàn, phòng chống cháy nổ trong toàn Trường: nghiên cứu đề xuất phương án phòng cháy chữa cháy, thoát nạn, bảo vệ tài sản khi xảy ra sự cố, đề xuất trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy, phối hợp chặt chẽ với cơ quan phòng cháy chữa cháy địa phương để đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ.
Công tác quản lý cơ sở vật chất
- Lưu giữ và bảo quản các hồ sơ pháp lý có liên quan đến đất đai, công trình xây dựng và trang thiết bị của Trường.
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định. Phối hợp cùng với Phòng Tài chính kiểm tra việc sử dụng tài sản, kiểm kê đánh giá chất lượng và giá trị các loại tài sản, tính toán khấu hao và tổ chức thanh lý tài sản định kỳ và đột xuất.
- Chịu trách nhiệm việc chống xuống cấp cơ sở vật chất do trường quản lý.
- Hỗ trợ và giải quyết khó khăn, vướng mắc liên quan đến cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Trường khi có phản ánh.
